Kiểm soát chi phí phát sinh khi thi công nhà xưởng

"Vượt ngân sách" hay "phát sinh chi phí" là cơn ác mộng lớn nhất của mọi chủ đầu tư khi xây dựng nhà xưởng. Ngay cả với giải pháp nhà thép tiền chế, vốn được thiết kế để tối ưu chi phí, cũng không miễn nhiễm với các "lỗ hổng" có thể khiến ngân sách phình to một cách không kiểm soát.

Nhiều người cho rằng chi phí chỉ phát sinh ở giai đoạn thi công tại công trường. Nhưng sự thật là, hầu hết các chi phí phát sinh lớn nhất đều đã được "gieo mầm" ngay từ giai đoạn thiết kế, hoạch định.

Trong bài viết này, DPC Steel, với kinh nghiệm thi công nhà xưởng chuyên nghiệp, sẽ phân tích chi tiết các nguyên nhân và đưa ra giải pháp kiểm soát chi phí một cách hệ thống qua 4 giai đoạn của dự án. Đây là kiến thức bắt buộc phải nắm nếu bạn muốn dự án của mình "cán đích" đúng ngân sách.

1. Giai đoạn 1: Thiết kế & Hoạch định - Nơi "gieo mầm" chi phí phát sinh

Đây là giai đoạn quan trọng nhất. Một thiết kế tốt sẽ tiết kiệm hàng tỷ đồng. Ngược lại, một thiết kế sơ sài, thiếu chi tiết chính là nguồn gốc của mọi phát sinh sau này.

1.1. Lỗ hổng 1: Khảo sát địa chất sơ sài

Đây là sai lầm "kinh điển" khi chủ đầu tư muốn tiết kiệm một khoản chi phí nhỏ ban đầu.

• Vấn đề: Chỉ khoan 1-2 mũi khoan thăm dò cho một khu đất rộng hàng ngàn mét vuông. Phương án thiết kế nhà thép tiền chế (đặc biệt là thiết kế móng) được lập dựa trên dữ liệu không đầy đủ.

• Chi phí phát sinh (Cực lớn): Khi bắt đầu thi công nhà xưởng, đào móng mới phát hiện địa chất thực tế phức tạp hơn (đất yếu, túi bùn, đá ngầm...).

  • Hậu quả: Phải thay đổi toàn bộ giải pháp móng (ví dụ: từ móng đơn sang móng cọc ép, hoặc cọc khoan nhồi).

  • Chi phí "bùng nổ": Chi phí bê tông, cọc, nhân công tăng vọt. Quan trọng hơn, tiến độ thi công móng bị kéo dài, làm "tắc nghẽn" toàn bộ tiến độ lắp dựng kết cấu thép sau đó.

• Giải pháp kiểm soát: Tuyệt đối không tiết kiệm chi phí khảo sát địa chất. Mật độ mũi khoan phải đủ dày, đúng tiêu chuẩn TCVN, đặc biệt tại các vị trí dự kiến đặt cột chính của nhà xưởng khung thép và vị trí đặt máy móc thiết bị nặng.

1.2. Lỗ hổng 2: "Scope Creep" - Ác mộng thay đổi thiết kế

"Scope Creep" là thuật ngữ chỉ việc phạm vi công việc liên tục bị thay đổi, "nở" ra so với kế hoạch ban đầu.

• Vấn đề: Chủ đầu tư liên tục thay đổi công năng sau khi nhà thầu đã chốt phương án thiết kế. Ví dụ:

  • "Tôi muốn dời cái cửa này sang bên trái 5m."

  • "Tôi muốn làm thêm một tầng lửng ở khu vực này."

  • "Tôi quyết định lắp cầu trục 10 tấn, thay vì 5 tấn như thiết kế cũ."

• Chi phí phát sinh:

  • Nếu thay đổi trên giấy: Tốn chi phí thiết kế lại.

  • Nếu kết cấu thép đã được đưa vào sản xuất: Mọi thay đổi (thêm bu-lông, gia cường dầm...) đều tốn kém và mất thời gian.

  • Nếu đã lắp dựng: Chi phí "chữa cháy" (cắt, hàn, gia cố "chế") tại công trường là cực kỳ tốn kém, mất an toàn và phá vỡ lớp sơn bảo vệ.

• Giải pháp kiểm soát:

  • "Đóng băng" thiết kế (Design Freeze): CĐT và nhà thầu phải thống nhất và "chốt" thiết kế cơ sở trước khi nhà thầu bắt đầu sản xuất.

  • Quy trình Quản lý Thay đổi (Change Order): Mọi yêu cầu thay đổi sau khi chốt thiết kế phải được lập thành văn bản (Change Order), trong đó nêu rõ ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ để CĐT phê duyệt. Điều này giúp CĐT nhận thức rõ "giá" của mỗi thay đổi.

Thay đổi thiết kê liên tục có thể khiến kế hoạch mất kiểm soát

1.3. Lỗ hổng 3: Hồ sơ thiết kế không rõ ràng, thiếu chi tiết

• Vấn đề: Bản vẽ thi công (BVTC) không đủ chi tiết, không lường trước được các xung đột giữa các hệ (Kiến trúc - Kết cấu - MEP). Ví dụ phổ biến: Dầm kết cấu thép bị xung đột với đường ống PCCC hoặc hệ thống thông gió.

• Chi phí phát sinh:

  • Phát hiện xung đột ngay tại công trường khi đang lắp dựng.

  • Phải dừng thi công để chờ xử lý (RFI - Request for Information).

  • Chi phí "chờ": Chi phí nhân công chờ, chi phí thuê cẩu chờ.

  • Chi phí "sửa": Chi phí sửa chữa (khoan, cắt, gia cố lại).

• Giải pháp kiểm soát: Đầu tư vào mô hình BIM (Building Information Modeling) cho các nhà xưởng công nghiệp phức tạp. BIM cho phép mô phỏng 3D toàn bộ công trình, phát hiện và xử lý tất cả xung đột trên máy tính trước khi sản xuất.

2. Giai đoạn 2: Sản xuất & Mua hàng - Chi phí "ẩn" tại nhà máy

Đây là giai đoạn đặc thù của nhà thép tiền chế. Chất lượng sản xuất tại nhà máy quyết định trực tiếp chi phí thi công tại công trường.

2.1. Lỗ hổng 4: Biến động giá thép nguyên liệu

• Vấn đề: Thép là chi phí lớn nhất (chiếm 50-70%) của phần kết cấu. Hợp đồng được ký, nhưng nhà thầu chưa "chốt" giá với nhà cung cấp thép. 1-2 tháng sau, giá thép tăng 10%.

• Chi phí phát sinh:

  • Nhà thầu mất lợi nhuận, thậm chí phải bù lỗ, dẫn đến việc họ có thể tìm cách "cắt xén" ở các hạng mục khác để bù vào.

  • Gây tranh cãi với CĐT nếu trong hợp đồng có điều khoản trượt giá không rõ ràng.

• Giải pháp kiểm soát:

  • Về phía CĐT: Cần có một điều khoản trượt giá (escalation clause) rõ ràng, minh bạch cho vật tư chính (thép) để công bằng cho cả hai bên.

  • Về phía nhà thầu: Ngay sau khi ký hợp đồng và thống nhất thiết kế, phải lập tức đặt hàng và "chốt" giá thép với nhà máy.

Nhà máy của DPC Steel chủ động về nguồn cung, giảm chi phí phát sinh

2.2. Lỗ hổng 5: Lỗi sản xuất và Năng lực QC/QA kém

Đây là chi phí "giấu mặt" cực kỳ lớn và nguy hiểm, nó thể hiện rõ năng lực của nhà thầu thi công nhà xưởng.

• Vấn đề: Nhà máy sản xuất cấu kiện kết cấu thép bị sai:

  • Khoan sai vị trí bu-lông (lệch 1-2mm cũng không thể lắp được).

  • Cắt hụt hoặc thừa dầm.

  • Tổ hợp sai cấu kiện (cong, vênh, xoắn).

• Chi phí phát sinh (Nổ ra tại công trường):

  • Cấu kiện không thể lắp dựng được.

  • Thảm họa chi phí "chờ": Phải dừng toàn bộ đội lắp dựng, dừng cẩu (chi phí thuê cẩu tính theo ngày).

  • Chi phí "chữa cháy": Cắt, hàn, gia công lại tại công trường. Việc này rất tốn kém, mất an toàn, phá vỡ lớp sơn chống cháy/sơn phủ và không bao giờ đảm bảo chất lượng như sản xuất tại nhà máy.

  • Trường hợp nặng: Phải chở cấu kiện về nhà máy làm lại hoặc sản xuất mới -> thảm họa về tiến độ.

• Giải pháp kiểm soát:

  • Đây chính là lý do CĐT phải chọn nhà thầu (như DPC Steel) có nhà máy sản xuất đồng bộ, hiện đại và hệ thống Quản lý Chất lượng (QC/QA) nghiêm ngặt.

  • Yêu cầu nhà thầu có quy trình kiểm tra KCS (Nghiệm thu nội bộ) tại nhà máy trước khi xuất xưởng. Kiểm soát chất lượng tại nguồn là cách tốt nhất để giảm chi phí phát sinh tại công trường.

3. Giai đoạn 3: Thi công nhà xưởng - Nơi chi phí "bùng nổ"

Đây là nơi mọi sai lầm từ hai giai đoạn trước "bùng nổ" thành chi phí nhìn thấy được, cộng thêm các yếu kém trong quản lý công trường.

3.1. Lỗ hổng 6: Quản lý mặt bằng và điều phối tiến độ yếu kém

• Vấn đề: Đội lắp dựng kết cấu thép của nhà thầu A đến công trường nhưng:

  • Móng (do nhà thầu B thi công) vẫn chưa hoàn thành.

  • Móng thi công sai (sai cao độ, lệch vị trí bu-lông neo).

  • Mặt bằng lầy lội, không có đường cho xe cẩu và xe tải chở cấu kiện vào.

• Chi phí phát sinh:

  • Chi phí "chờ": Toàn bộ đội lắp dựng, xe cẩu, thiết bị "ngồi chơi", chi phí chờ tăng theo từng ngày.

  • Chi phí xử lý: Chi phí xử lý mặt bằng (lu lèn, đổ đá), chi phí xử lý bu-lông móng bị sai (rất phức tạp).

• Giải pháp kiểm soát:

  • Tiến độ tổng (Master Schedule): Phải có một tiến độ tổng được phối hợp nhịp nhàng giữa tất cả các nhà thầu (móng, kết cấu thép, MEP, hoàn thiện).

  • Biên bản bàn giao mặt bằng: Nhà thầu kết cấu thép chỉ đưa quân đến khi đã có biên bản nghiệm thu và bàn giao mặt bằng (đã đủ cao độ, bu-lông neo đã kiểm tra).

Mặt bằng công trường của DPC Steel

3.2. Lỗ hổng 7: Quản lý nhà thầu phụ (Sub-contractors)

• Vấn đề: Khi thi công nhà xưởng, nhà thầu chính thường khoán lại các hạng mục (tôn lợp, vách, cửa...). Đội lợp tôn chậm trễ, thi công ẩu, khiến toàn bộ công trình bị "dột".

• Chi phí phát sinh:

  • Tiến độ chung bị kéo dài, chi phí xây dựng nhà xưởng (phần quản lý) tăng.

  • Nước mưa làm hỏng các hạng mục đã thi công bên trong (tường, sàn, thậm chí là máy móc CĐT đưa vào sớm).

  • Chi phí sửa chữa, khắc phục dột.

• Giải pháp kiểm soát: Lựa chọn nhà thầu phụ có năng lực, ràng buộc tiến độ và chế tài phạt chậm rõ ràng trong hợp đồng với thầu phụ.

3.3. Lỗ hổng 8: An toàn lao động (HSE) - Chi phí vô hình lớn nhất

• Vấn đề: Xảy ra tai nạn lao động tại công trường.

• Chi phí phát sinh (Cực lớn & Đa chiều):

  • Chi phí trực tiếp: Bồi thường, pháp lý.

  • Chi phí gián tiếp (Lớn hơn): Công trường bị đình chỉ để điều tra. Tinh thần công nhân suy sụp, ảnh hưởng năng suất. Uy tín của nhà thầu và chủ đầu tư bị hủy hoại.

• Giải pháp kiểm soát: Tuyệt đối không thỏa hiệp về an toàn. Phải đầu tư vào giám sát an toàn chuyên trách, trang bị bảo hộ đầy đủ và huấn luyện an toàn (Toolbox meeting) mỗi đầu giờ sáng.

Công nhân của DPC Steel trang bị đầy đủ bảo hộ lao động

4. Giai đoạn 4: Con người & Quản lý - Gốc rễ của vấn đề

Mọi quy trình đều trở nên vô nghĩa nếu con người thực thi nó yếu kém.

4.1. Lỗ hổng 9: Năng lực của Chỉ huy trưởng (Quản lý dự án)

• Vấn đề: Người Quản lý dự án (PM) hay Chỉ huy trưởng công trình của nhà thầu thiếu kinh nghiệm. Họ không biết đọc tiến độ, không lường trước rủi ro, không điều phối được các đội nhóm.

• Chi phí phát sinh: Mọi thứ trở nên hỗn loạn. Thay vì "phòng cháy" (lên kế hoạch), họ chỉ "chữa cháy" (xử lý sự cố). Việc gì cũng phát sinh chi phí "chữa cháy".

• Giải pháp kiểm soát: Năng lực của Chỉ huy trưởng là yếu tố sống còn. CĐT cần kiểm tra kỹ hồ sơ năng lực của đội ngũ quản lý dự án mà nhà thầu đề xuất.

4.2. Lỗ hổng 10: Quản lý dòng tiền (Cash Flow)

• Vấn đề: Dòng tiền bị "gãy" - CĐT thanh toán chậm.

• Chi phí phát sinh:

  • Nhà thầu không có tiền trả nhà cung cấp (thép, tôn), không có tiền trả lương công nhân.

  • Hậu quả: Công nhân đình công, bỏ việc. Nhà cung cấp ngừng giao hàng.

  • Toàn bộ dự án dừng lại, chi phí chờ tăng vọt, phá vỡ toàn bộ kế hoạch.

• Giải pháp kiểm soát:

  • Hợp đồng: Lịch thanh toán phải rõ ràng, bám sát theo các mốc nghiệm thu (milestone) hoàn thành.

  • Phía CĐT: Chuẩn bị dòng tiền sẵn sàng.

  • Phía nhà thầu: Phải có dòng tiền dự phòng đủ mạnh, không thể phụ thuộc 100% vào tiền thanh toán của CĐT.

5. DPC Steel: Giải pháp kiểm soát chi phí thi công nhà xưởng từ gốc

Kiểm soát chi phí phát sinh là một quy trình, không phải một hành động. Tại DPC Steel, chúng tôi kiểm soát chi phí cho chủ đầu tư bằng chính năng lực cốt lõi của mình:

1. Thiết kế Tối ưu & Chi tiết (Giải quyết Lỗ hổng 1, 2, 3): Đội ngũ kỹ sư của DPC Steel sử dụng các phần mềm mô phỏng (BIM) để lường trước mọi xung đột, "chốt" thiết kế một cách chi tiết trước khi sản xuất.

2. Năng lực Nhà máy Sản xuất Đồng bộ (Giải quyết Lỗ hổng 5): Đây là chìa khóa. Với nhà máy sản xuất kết cấu thép hiện đại tại Hưng Yên, DPC Steel đảm bảo 100% cấu kiện được kiểm tra QC nghiêm ngặt tại nhà máy. Cấu kiện xuất xưởng là "chuẩn", ra công trường chỉ việc lắp, loại bỏ hoàn toàn chi phí "chữa cháy" tại công trường.

3. Đội ngũ Quản lý Dự án Chuyên nghiệp (Giải quyết Lỗ hổng 6, 7, 9): Chỉ huy trưởng của DPC Steel là những kỹ sư giàu kinh nghiệm thực chiến, có khả năng điều phối tiến độ tổng và lường trước rủi ro, đảm bảo dự án vận hành mượt mà.

Chi phí phát sinh trong thi công nhà xưởng đến từ nhiều nguồn, nhưng phần lớn đều có thể được kiểm soát. Đừng để dự án của bạn vượt ngân sách. Hãy liên hệ với DPC Steel ngay hôm nay để nhận được giải pháp xây dựng nhà xưởng tiền chế chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả.

>> Đọc thêm bài viết liên quan: 

Vai trò của lớp sơn chống cháy cho khung nhà thép tiền chế

Lựa chọn hệ thống bao che cho nhà xưởng công nghiệp 

Để tìm hiểu thêm về các dự án công trình công nghiệp bằng thép tiền chế, xin mời quý anh chị ghé thăm kênh Youtube của DPC Steel:

Video giới thiệu về DPC Steel - Nhà thầu xây dựng kết cấu thép hàng đầu tại Phú Thọ